Digitale Notardienstleistungen ermöglichen Gründern, viele notarielle Schritte effizienter und ortsunabhängig abzuwickeln. Gleichzeitig bleiben rechtliche Grenzen, Identitätsprüfung und Datensicherheit zentrale Themen. Der Beitrag zeigt, welche Vorgänge sich bereits digital abbilden lassen, wo weiterhin Präsenz erforderlich ist und wie Gründer digitale Angebote sinnvoll in ihren Gründungsprozess integrieren können.
TL;DR — Das Wichtigste in Kürze
- Viele notarielle Vorgänge rund um die Gründung lassen sich heute online vorbereiten oder vollständig digital durchführen.
- Digitale Identifizierung, Videobeurkundung und elektronische Signaturen sparen Zeit und reduzieren Koordinationsaufwand.
- Nicht alle Urkunden dürfen vollständig digital erstellt werden; Gesetzgeber und Technik setzen klare Grenzen.
- Datensicherheit, qualifizierte elektronische Signaturen und sichere Kommunikationskanäle sind zwingende Voraussetzungen.
- Gründer sollten hybride Strategien nutzen: digitale Prozesse, wo möglich, Präsenztermin, wo rechtlich oder praktisch sinnvoll.
Digitale Notardienstleistungen im Überblick
Digitale Notardienstleistungen umfassen alle notariellen Tätigkeiten, die ganz oder teilweise über elektronische Kommunikationswege erfolgen. Dazu gehören insbesondere Videokonferenzen, elektronische Signaturen, digitale Registeranmeldungen und sichere Dokumentenportale. Für Gründer bedeutet das, dass zentrale Schritte wie Gründungsdokumente, Gesellschafterbeschlüsse oder Registeranmeldungen nicht mehr zwingend mit mehreren persönlichen Terminen verbunden sind.
Typische Anwendungsfälle bei der Gründung
Für Gründer eignen sich digitale Notardienstleistungen vor allem bei standardisierten Vorgängen mit klarer Rechtslage. Typische Beispiele sind die Beurkundung von Gesellschaftsverträgen, die Anmeldung zum Handelsregister, die Bestellung von Geschäftsführern oder Änderungen im Gesellschafterkreis. Auch spätere Kapitalerhöhungen oder Satzungsänderungen lassen sich häufig digital begleiten. Entscheidend ist, ob der jeweilige Vorgang gesetzlich für elektronische Verfahren freigegeben ist und alle Beteiligten über die erforderlichen technischen Mittel verfügen.
Zentrale Bausteine der Digitalisierung beim Notar
Die Digitalisierung notarieller Leistungen beruht auf einigen technischen und rechtlichen Kernbausteinen. Dazu zählen sichere Videoident-Verfahren, qualifizierte elektronische Signaturen, verschlüsselte Kommunikationskanäle und standardisierte Schnittstellen zu Registern und Behörden. Ein moderner Online Notar kombiniert diese Elemente in einem strukturierten Prozess, der von der Identitätsfeststellung über die Entwurfsbesprechung bis zur elektronischen Einreichung der Unterlagen reicht. Für Gründer entsteht so ein durchgängiger, digitaler Workflow.
Chancen für Gründer: Effizienz, Tempo und Flexibilität
Digitale Notardienstleistungen bieten Gründern vor allem Effizienzgewinne, höhere Geschwindigkeit und mehr Flexibilität bei der Zusammenarbeit mit Gesellschaftern und Investoren. Reisezeiten entfallen, Terminabstimmung wird einfacher und Unterlagen können zentral verwaltet werden. Gerade bei komplexeren Gründungsvorhaben mit mehreren Beteiligten ist dies ein deutlicher Vorteil.
Zeit- und Kostenersparnis im Gründungsprozess
Durch digitale Abläufe lassen sich viele Warte- und Abstimmungszeiten reduzieren. Entwürfe werden elektronisch verteilt, kommentiert und angepasst, ohne dass physische Treffen notwendig sind. Videobesprechungen ermöglichen kurzfristige Klärungen, auch über Zeitzonen hinweg. Die eigentliche Beurkundung kann – wo rechtlich zulässig – online erfolgen, was insbesondere bei mehreren Gesellschaftern Koordinationsaufwand und Reisekosten minimiert. Die Notarkosten selbst richten sich weiterhin nach gesetzlichen Vorgaben und werden nicht durch den digitalen Kanal bestimmt.
Bessere Skalierbarkeit bei wachstumsstarken Startups
Wachstumsstarke Startups stehen häufig vor der Herausforderung, in kurzer Zeit viele notarielle Vorgänge zu bewältigen. Dazu zählen etwa wiederkehrende Kapitalmaßnahmen, Umstrukturierungen oder Beteiligungsrunden. Digitale Prozesse sind hier leichter skalierbar, weil sie standardisierbar sind und sich in interne Workflows integrieren lassen. Wiederkehrende Dokumenttypen können schneller angepasst, signiert und eingereicht werden. Für Gründer bedeutet dies, dass rechtliche Strukturierungsmaßnahmen nicht zum Engpass für das operative Wachstum werden.
Rechtliche und technische Grenzen digitaler Notardienstleistungen
Trotz erheblicher Fortschritte existieren klare rechtliche und technische Grenzen der Digitalisierung. Nicht jede Urkunde darf vollständig online erstellt werden, und nicht jede technische Lösung erfüllt die Anforderungen an Identitätssicherheit und Dokumentenintegrität. Gründer sollten verstehen, welche Vorgänge digital möglich sind und wo zwingend ein Präsenztermin oder zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich bleiben.
Vorgänge, die weiterhin Präsenz erfordern können
Bestimmte Rechtsgeschäfte gelten als besonders schutzbedürftig und sind daher nur eingeschränkt oder gar nicht digital möglich. Dazu gehören etwa komplexe Umstrukturierungen, bestimmte familien- oder erbrechtliche Vorgänge sowie Geschäfte mit erhöhtem Risiko von Missbrauch oder Drucksituationen. Auch wenn der Gesetzgeber digitale Verfahren schrittweise erweitert, bleiben für solche Konstellationen häufig Präsenzbeurkundungen vorgesehen. Zudem kann der Notar im Einzelfall eine persönliche Anwesenheit verlangen, wenn Zweifel an der Identität oder Geschäftsfähigkeit bestehen.
Technische Hürden und Anforderungen
Digitale Notardienstleistungen setzen eine belastbare technische Infrastruktur auf Seiten des Notars und der Beteiligten voraus. Erforderlich sind stabile Internetverbindungen, geeignete Endgeräte, sichere Identifizierungsverfahren und die Fähigkeit, qualifizierte elektronische Signaturen zu nutzen. Technische Störungen, veraltete Hardware oder fehlende Signaturmittel können den Prozess verzögern oder im Extremfall verhindern. Für Gründer empfiehlt sich daher eine frühzeitige Klärung, welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie diese bereitgestellt werden können.
Sicherheit, Compliance und praktische Umsetzung für Gründer
Sicherheit und Compliance sind bei digitalen Notardienstleistungen zentrale Erfolgsfaktoren. Nur wenn Identität, Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente gewährleistet sind, erfüllen digitale Prozesse die rechtlichen Anforderungen. Gründer profitieren von klar strukturierten Abläufen, wenn sie frühzeitig Rollen, Zuständigkeiten und technische Zugänge organisieren.
Datensicherheit und Identitätsprüfung
Digitale notarielle Verfahren basieren auf strengen Vorgaben zur Identitätsfeststellung und Datensicherheit. Videoident-Verfahren, Ausweisdokumente und gegebenenfalls zusätzliche Authentifizierungsstufen sollen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen handeln. Die Übertragung und Speicherung von Dokumenten erfolgt über verschlüsselte Kanäle und gesicherte Server. Für Gründer ist wichtig zu wissen, dass diese Sicherheitsmechanismen nicht optional sind, sondern integraler Bestandteil des Verfahrens und damit auch ein Faktor für die zeitliche Planung.
Praktische Schritte für Gründer zur Nutzung digitaler Angebote
Gründer sollten die Nutzung digitaler Notardienstleistungen strukturiert vorbereiten. Zunächst empfiehlt sich eine Klärung, welche Gründungsvorgänge digital möglich sind und welche Unterlagen benötigt werden. Anschließend werden Rollen und Zugriffsrechte für Gesellschafter, Geschäftsführung und gegebenenfalls Investoren definiert. Abschließend werden technische Voraussetzungen geprüft und Testzugänge eingerichtet, bevor konkrete Beurkundungstermine geplant werden.
Strukturierte Liste: Empfohlene Schritte für Gründer
- Klärung der geplanten Vorgänge (Gründung, Kapitalmaßnahme, Änderungen)
- Abstimmung mit dem Notar, welche Schritte digital möglich sind
- Zusammenstellung aller erforderlichen Unterlagen und Identitätsnachweise
- Einrichtung der technischen Zugänge und Signaturmittel für alle Beteiligten
- Terminplanung für Videobesprechungen und Beurkundung
- Prüfung der finalen Dokumente und Durchführung der elektronischen Signatur
- Nachverfolgung von Registereintragungen und Ablage der digitalen Unterlagen
Vergleich: Präsenznotar vs. digitale Notardienstleistungen
Die folgende Tabelle stellt zentrale Unterschiede zwischen klassischer Präsenzbeurkundung und digitalen Notardienstleistungen aus Sicht von Gründern gegenüber.
| Aspekt | Klassischer Präsenznotar | Digitale Notardienstleistungen |
| Ort der Durchführung | Physischer Termin im Notariat | Online per Video, teilweise vollständig remote |
| Terminflexibilität | Abhängig von Anreise und Raumkapazitäten | Höhere Flexibilität, auch mit verteilten Beteiligten |
| Dokumentenhandling | Physische Originale und Unterschriften | Elektronische Entwürfe, Signaturen und Übermittlung |
| Identitätsprüfung | Persönliche Ausweisvorlage vor Ort | Videoident und elektronische Ausweisdokumente |
| Eignung für Standardfälle | Gut geeignet, aber mit höherem Koordinationsaufwand | Besonders effizient bei standardisierten Vorgängen |
| Technische Anforderungen | Gering, nur Basis-IT nötig | Stabile Verbindung, Signaturmittel, geeignete Geräte |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Sind digitale Notardienstleistungen für jede Gründung geeignet?
Digitale Notardienstleistungen eignen sich besonders für standardisierte Gründungsformen und klar strukturierte Beteiligungsverhältnisse. Bei sehr komplexen oder sensiblen Konstellationen kann eine Präsenzbeurkundung sinnvoll oder rechtlich erforderlich sein.
Wie sicher sind digitale Beurkundungen im Vergleich zum Präsenztermin?
Digitale Beurkundungen unterliegen denselben rechtlichen Anforderungen an Identitätssicherheit und Dokumentenintegrität wie Präsenztermine. Durch Verschlüsselung, qualifizierte elektronische Signaturen und geregelte Identifizierungsverfahren wird ein hohes Sicherheitsniveau gewährleistet.
Welche technischen Voraussetzungen müssen Gründer für digitale Notardienstleistungen erfüllen?
Gründer benötigen eine stabile Internetverbindung, ein geeignetes Endgerät mit Kamera und Mikrofon sowie gegebenenfalls Mittel für qualifizierte elektronische Signaturen. Zusätzlich müssen Ausweisdokumente für die digitale Identifizierung bereitstehen und die verwendete Software des Notars unterstützt werden.
