0008507900K 1280x1024 - Rechnungen

Rech­nun­gen

Für Rech­nun­gen sieht ins­be­son­de­re das Umsatz­steu­er­recht eine Rei­he von Form­vor­schrif­ten vor, die ein­ge­hal­ten wer­den müs­sen, damit Sie aus die­sen Rech­nun­gen für Ihr Unter­neh­men den Vor­steu­er­ab­zug vor­neh­men kön­nen. Im Gegen­zug bestehen unter Umstän­den aber auch Pflich­ten für Sie als Unter­neh­mer, für die von Ihnen durch­ge­führ­ten Lie­fe­run­gen und Leis­tun­gen eine Rech­nung aus­zu­stel­len.

Unter einer Rech­nung ver­steht das Umsatz­steu­er­recht (§ 14 UStG in Ver­bin­dung mit §§ 31–34 UStDV) dabei jedes Doku­ment mit dem ein Unter­neh­mer über eine Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung abrech­net. Nicht ent­schei­dend ist dabei, wie die­ses Doku­ment im Geschäfts­ver­kehr bezeich­net wird.

Pflicht zur Rech­nungs­er­tei­lung

In bestimm­ten Fäl­len sind Sie als Unter­neh­mer ver­pflich­tet, Ihrem Kun­den eine Rech­nung zu ertei­len:

  • Führt ein Unter­neh­mer einen Umsatz an das Unter­neh­men eines ande­ren Unter­neh­mer aus, so ist er ver­pflich­tet, inner­halb von sechs Mona­ten nach Aus­füh­rung der Leis­tung eine Rech­nung aus­zu­stel­len.
  • Führt ein Unter­neh­mer eine umsatz­steu­er­pflich­ti­ge Werk­leis­tung oder sons­ti­ge Leis­tung an einen Ver­brau­cher (also an einen Nicht­un­ter­neh­mer aus), so ist zu unter­schei­den:
    • Führt der Unter­neh­mer die Lie­fe­rung oder Leis­tung im Zusam­men­hang mit einem Grund­stück aus, so ist der Unter­neh­mer auch bei einer Lie­fe­rung oder Leis­tung an einen Nicht­un­ter­neh­mer ver­pflich­tet, inner­halb von sechs Mona­ten nach Aus­füh­rung der Leis­tung eine Rech­nung aus­zu­stel­len. Der Leis­tungs­emp­fän­ger muss, auch wenn er kein Unter­neh­mer son­dern eine Pri­vat­per­son ist, die Rech­nung, einen Zah­lungs­be­leg oder eine ande­re beweis­kräf­ti­ge Unter­la­ge zwei Jah­re lang auf­be­wah­ren.
    • Führt ein Unter­neh­mer dage­gen eine ande­re Leis­tung an einen Nicht­un­ter­neh­mer aus, ist er berech­tigt, eine Rech­nung aus­zu­stel­len. Er kann also eine Rech­nung aus­stel­len, muss aber nicht. Zahlt aller­dings der Ver­brau­cher, müs­sen Sie ihm hier­über selbst­ver­ständ­lich eine Quit­tung ertei­len.
  • For­mel­le Anfor­de­run­gen an die Rech­nung

    Eine Rech­nung muss fol­gen­de Anga­ben ent­hal­ten, damit sie zum Vor­steu­er­ab­zug geeig­net ist:

    • den voll­stän­di­gen Namen und die voll­stän­di­ge Anschrift sowohl
      • des leis­ten­den Unter­neh­mers wie auch
      • des Leis­tungs­emp­fän­gers,
    • die dem leis­ten­den Unter­neh­mer vom Finanz­amt erteil­te Steu­er­num­mer oder die ihm vom Bun­des­zen­tral­amt für Steu­ern erteil­te Umsatz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer,
    • das Aus­stel­lungs­da­tum,
    • eine ein­deu­ti­ge Rech­nungs­num­mer, wel­che sich ohne wei­te­res einem Num­mern­kreis zuord­nen lässt.
    • die Men­ge und die Art (han­dels­üb­li­che Bezeich­nung) der gelie­fer­ten Gegen­stän­de oder den Umfang und die Art der sons­ti­gen Leis­tung,
    • den Zeit­punkt
      • der Lie­fe­rung oder sons­ti­gen Leis­tung oder,
      • wenn die Lie­fe­rung oder Leis­tung noch nicht aus­ge­führt ist, der Ver­ein­nah­mung des Ent­gelts oder eines Teils des Ent­gelts, sofern die­ser Zeit­punkt fest­steht und nicht mit dem Aus­stel­lungs­da­tum der Rech­nung iden­tisch ist,
    • das nach Steu­er­sät­zen und ein­zel­nen Steu­er­be­frei­un­gen auf­ge­schlüs­sel­te Ent­gelt für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung sowie jede im Vor­aus ver­ein­bar­te Min­de­rung des Ent­gelts, sofern sie nicht bereits im Ent­gelt berück­sich­tigt ist,
    • den anzu­wen­den­den Steu­er­satz und den auf das Ent­gelt ent­fal­len­den Steu­er­be­trag
      • oder im Fall einer Steu­er­be­frei­ung einen Hin­weis dar­auf, dass für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung eine Steu­er­be­frei­ung gilt, und
    • bei einer umsatz­steu­er­pflich­ti­ge Werk­leis­tung oder sons­ti­ge Leis­tung im Zusam­men­hang mit einem Grund­stück an einen Nicht­un­ter­neh­mer einen Hin­weis auf die Auf­be­wah­rungs­pflicht des Leis­tungs­emp­fän­gers.

    Ach­tung: Solan­ge Sie der Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung (§ 19 UStG) unter­fal­len, dür­fen Sie in der Rech­nung kei­ne Umsatz­steu­er aus­wei­sen, ansons­ten wird es für Sie teu­er: Wer in einer Rech­nung einen Umsatz­steu­er­be­trag geson­dert aus­weist, obwohl er zum geson­der­ten Aus­weis der Steu­er nicht berech­tigt ist, schul­det den aus­ge­wie­se­nen Betrag.

    Zusätz­li­che Anfor­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen

    Wird eine Rech­nung nicht in Papier­form son­dern elek­tro­nisch über­mit­telt. so muss die Echt­heit ihrer Her­kunft und die Unver­sehrt­heit ihres Inhalts gewähr­leis­tet sein durch

    1. eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur oder eine qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Signa­tur mit Anbie­ter-Akkre­di­tie­rung nach dem Signa­tur­ge­setz oder
    2. elek­tro­ni­schen Daten­aus­tausch (EDI) nach Arti­kel 2 der Emp­feh­lung 94/​820/​EG der Kom­mis­si­on vom 19. Okto­ber 1994 über die recht­li­chen Aspek­te des elek­tro­ni­schen Daten­aus­tauschs , wenn in der Ver­ein­ba­rung über die­sen Daten­aus­tausch der Ein­satz von Ver­fah­ren vor­ge­se­hen ist, die die Echt­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit der Daten gewähr­leis­ten

    Auf­be­wah­rungs­pflich­ten

    Als Unter­neh­mer müs­sen Sie ein Dop­pel der von Ihnen aus­ge­stell­ten Rech­nung sowie alle Rech­nun­gen, die sie erhal­ten haben, zehn Jah­re lang auf­be­wah­ren, gerech­net ab dem Schluss des Kalen­der­jah­res, in dem die Rech­nung aus­ge­stellt wor­den ist. Die Rech­nun­gen müs­sen für den gesam­ten Zeit­raum les­bar sein.

    Klein­be­trags­rech­nun­gen

    Bei Rech­nun­gen über einen Gesamt­be­trag bis 150,- € (ein­schließ­lich Umsatz­steu­er) gel­ten gemäß § 33 UStDV ver­ein­fach­te Regeln. Der­ar­ti­ge Klein­be­trags­rech­nun­gen müs­sen aber auch noch eini­ge Min­destan­ga­ben ent­hal­ten, näm­lich:

    • den voll­stän­di­gen Namen und die voll­stän­di­ge Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mers,
    • das Aus­stel­lungs­da­tum,
    • die Men­ge und die Art der gelie­fer­ten Gegen­stän­de oder den Umfang und die Art der sons­ti­gen Leis­tung und
    • das Ent­gelt und den dar­auf ent­fal­len­den Steu­er­be­trag für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung in einer Sum­me sowie
    • den anzu­wen­den­den Steu­er­satz oder im Fall einer Steu­er­be­frei­ung einen Hin­weis dar­auf, dass für die Lie­fe­rung oder sons­ti­ge Leis­tung eine Steu­er­be­frei­ung gilt.

    Gegen­über einer voll­stän­di­gen Rech­nung sind damit bei einer sol­chen Klein­be­trags­rech­nung Anga­ben über den Leis­tungs­emp­fän­ger, die Steu­er­num­mer, die Rech­nungs­num­mer und der Leis­tungs­zeit­raum nicht erfor­der­lich.

    Ähn­li­che Erleich­te­run­gen sieht § 34 UStDV Übri­gens auch für Rech­nun­gen im Bereich des öffent­li­chen Per­so­nen­ver­kehrs vor, so dass hier im Regel­fall der Fahr­aus­weis gleich­zei­tig auch als Rech­nung dient.

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