Für Rechnungen sieht insbesondere das Umsatzsteuerrecht eine Reihe von Formvorschriften vor, die eingehalten werden müssen, damit Sie aus diesen Rechnungen für Ihr Unternehmen den Vorsteuerabzug vornehmen können. Im Gegenzug bestehen unter Umständen aber auch Pflichten für Sie als Unternehmer, für die von Ihnen durchgeführten Lieferungen und Leistungen eine Rechnung auszustellen.
Unter einer Rechnung versteht das Umsatzsteuerrecht (§ 14 UStG in Verbindung mit §§ 31–34 UStDV) dabei jedes Dokument mit dem ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Nicht entscheidend ist dabei, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
Pflicht zur Rechnungserteilung
In bestimmten Fällen sind Sie als Unternehmer verpflichtet, Ihrem Kunden eine Rechnung zu erteilen:
- Führt der Unternehmer die Lieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, so ist der Unternehmer auch bei einer Lieferung oder Leistung an einen Nichtunternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss, auch wenn er kein Unternehmer sondern eine Privatperson ist, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufbewahren.
- Führt ein Unternehmer dagegen eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Er kann also eine Rechnung ausstellen, muss aber nicht. Zahlt allerdings der Verbraucher, müssen Sie ihm hierüber selbstverständlich eine Quittung erteilen.
Formelle Anforderungen an die Rechnung
Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten, damit sie zum Vorsteuerabzug geeignet ist:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift sowohl
- des leistenden Unternehmers wie auch
- des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine eindeutige Rechnungsnummer, welche sich ohne weiteres einem Nummernkreis zuordnen lässt.
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt
- der Lieferung oder sonstigen Leistung oder,
- wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist, der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
- oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
- bei einer umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
Achtung: Solange Sie der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) unterfallen, dürfen Sie in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen, ansonsten wird es für Sie teuer: Wer in einer Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.
Zusätzliche Anforderungen an elektronische Rechnungen
Wird eine Rechnung nicht in Papierform sondern elektronisch übermittelt. so muss die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts gewährleistet sein durch
- eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
- elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs , wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten
Aufbewahrungspflichten
Als Unternehmer müssen Sie ein Doppel der von Ihnen ausgestellten Rechnung sowie alle Rechnungen, die sie erhalten haben, zehn Jahre lang aufbewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein.
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen über einen Gesamtbetrag bis 150,- € (einschließlich Umsatzsteuer) gelten gemäß § 33 UStDV vereinfachte Regeln. Derartige Kleinbetragsrechnungen müssen aber auch noch einige Mindestangaben enthalten, nämlich:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie
- den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Gegenüber einer vollständigen Rechnung sind damit bei einer solchen Kleinbetragsrechnung Angaben über den Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum nicht erforderlich.
Ähnliche Erleichterungen sieht § 34 UStDV Übrigens auch für Rechnungen im Bereich des öffentlichen Personenverkehrs vor, so dass hier im Regelfall der Fahrausweis gleichzeitig auch als Rechnung dient.
