Zur Verwirklichung eines Unternehmens bedarf es entweder eines guten Kapitalpolsters, das die Realisierung möglich macht – oder man beginnt das Dasein eines Selbständigen mit genau kalkulierten und überschaubaren Kosten. Abhängig von der Art der zukünftigen Firma sind bestimmte Anschaffungen unbedingt notwendig und andere bis zu einem bestimmten Grad verzichtbar. Während ein produzierendes Unternehmen Material und Maschinen benötigt, sieht das bei Dienstleistungsunternehmen anders aus. Wer den Sitz seines Unternehmens nicht unter seiner privaten Adresse führen möchte und darüber hinaus unbedingt ein Büro benötigt, sieht sich nach preisgünstigen Geschäftsräumen um. Gerade durch die Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie schnell eine Firma in eine finanzielle Notlage geraten kann und bei vielen Unternehmen zu drastischen Einschnitten geführt hat.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, nach Geschäftsräumen zu suchen, die den Anforderungen für Kleinunternehmer und Selbständige gerecht werden und in bestimmtem Umfang eine gewisse Flexibilität vorweisen. Bei der Suche nach neuen Geschäftsräumen sollte man nicht unterschätzen, wie wichtig eine repräsentative Geschäftsadresse sein kann. Besonders ein junges Startup-Unternehmen kann (noch) nicht auf Referenzen und gute Leistungen zurückgreifen. Weder eine Firmentradition noch bekannte Produkte können für die Reputation eines Startups sprechen.
Aber es hinterlässt im Geschäftsleben immer noch einen guten Eindruck, als Sitz des Unternehmens eine repräsentative Adresse angeben zu können, die der Allgemeinheit bekannt ist und zu einem Orts-Viertel mit gutem Ruf gehört. Insbesondere ein Startup-Unternehmen ist beim Knüpfen von Geschäftskontakten auf den sogenannten „ersten Eindruck” angewiesen. So vermittelt die „gute Adresse” auf dem Geschäftsbrief, bei der Korrespondenz und auch auf der Visitenkarte jedenfalls keinen negativen ersten Eindruck. Auch wenn das hergestellte Produkt von hervorragender Qualität ist oder eine erstklassige Dienstleistung angeboten wird, kann aufgrund eines misslungenen ersten Eindrucks ein möglicher Geschäftspartner abspringen. Ob bewusst oder unbewusst können auch heute noch Formalien und Äußerlichkeiten Geschäftsentscheidungen beeinflussen. Fehlen dem möglichen Geschäftspartner jegliche Erfahrungen mit dem Unternehmen, greift er auf andere Prüfungsmöglichkeiten zurück. So kann sich die Wahl eines repräsentativen Unternehmensstandortes, wenn nicht sogar positiv, so doch auf keinen Fall negativ auf einen möglichen Geschäftsabschluss auswirken. Eine „gute Adresse” trägt zumindest zur Seriosität einer Firma bei.
Gerade für kleine Startup-Unternehmen ist es wichtig, sich nicht auch noch an neue langfristige Verträge binden zu müssen. Häufig beabsichtigt ein Selbständiger, zu Beginn seines Startups auf ein Büro- und damit auf Mietkosten zu verzichten. So bieten einige Business Center gerade dafür ein virtuelles Büro an. Neben der repräsentativen Geschäftsadresse werden die anfallenden Bürotätigkeiten als Serviceleistungen angeboten. Ganz individuell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt, werden z.b. Telefondienst oder Geschäftskorrespondenz mittels des virtuellen Büros abgewickelt. Mit großer Professionalität können sämtliche Sekretariatsarbeiten – nach Absprache – in Anspruch genommen werden.
Darüber hinaus kommt einem Startup große Flexibilität entgegen, damit für kurzfristige Besprechungen zusätzliche Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden können. Eine Kombination aus virtuellem Büro und Präsenzbüro ermöglicht diese Nutzung. So wird für eine kurzfristige Konferenz neben dem Besprechungsraum auch ein professionelles Chefbüro angeboten, das für den Empfang eines Besuchs nichts offen lässt. Die Laufzeiten der Mietverträge sind individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse des Startups abstimmbar. Mit der Weiterentwicklung und Vergrößerung des Unternehmens lassen sich die Modalitäten zum virtuellen Büro in Verbindung mit einem Präsenzbüro den persönlichen Anforderungen entsprechend anpassen. So geht der Unternehmer kein Risiko ein, dass ihm unüberschaubar erscheint.
